Regolamento per la concessione

Regolamento per la concessione in uso dell’Auditorium e delle Sale espositive di Piazza S. Martino n. 7

  1. Generalità

 La Fondazione Banca del Monte di Lucca (di seguito “Fondazione”) dispone che gli ambienti (di seguito precisati con “Auditorium” e “Sale espositive”) di sua proprietà siti in Lucca, Piazza San Martino n. 7, angolo via del Molinetto – via della Dogana siano resi disponibili anche a terzi (di seguito “richiedenti”) per eventi quali mostre d’arte, convegni, esposizioni, seminari, etc.

  1. Formulazione delle domande

 I richiedenti dovranno compilare e sottoscrivere richiesta scritta esclusivamente utilizzando gli specifici moduli relativi a Auditorium e Sale espositive, messi a disposizione dalla Fondazione attraverso il sito dedicato www.fondazionebmluccaeventi.it.

La richiesta dovrà pervenire ed essere sottoscritta a nome di un unico referente con congruo anticipo per consentire la programmazione del calendario degli eventi della Fondazione.

  1. Concessione delle sale e dell’Auditorium

 La concessione dei locali è disposta con decisione della Fondazione. E’ atto costitutivo di diritto solamente l’atto di concessione, mentre sia la domanda sia eventuali dichiarazioni informali di disponibilità non faranno insorgere alcun diritto da parte del richiedente. In caso di concomitanza nella presentazione della domanda, la precedenza sarà decisa a insindacabile giudizio dalla Fondazione.

Non possono essere concessi i locali della Fondazione per riunioni politiche.

Non sono consentite operazioni commerciali durante gli eventi presso i locali di proprietà della Fondazione.

Sono pertanto esclusi gli utilizzi dell’Auditorium e delle Sale espositive a scopo di lucro e per fini politici.

  1. Rimborso spese per uso dei locali e dotazione dei locali

 In caso di accettazione, se il richiedente è un ente senza scopo di lucro o una azienda con fini di lucro, dovrà eseguire il versamento della quota di rimborso (in base alla fascia oraria richiesta) a sostegno delle spese dell’importo indicato nel modulo di richiesta e con le modalità che la Fondazione fornirà al termine dell’evento

L’Auditorium offre poltrone, tavolo per i relatori (massimo 6 sedie per gli oratori), impianto microfonico con n°3 microfoni da tavolo e n°1 radiomicrofono, videoproiettore con cablaggi.

Su richiesta è disponibile anche il computer per l’utilizzo del videoproiettore.

La cifra comprende inoltre le utenze, il servizio di pulizia e guardianaggio con la presenza di personale qualificato fornito dalla Fondazione.

Per la registrazione di audio/video, il richiedente dovrà provvedere in modo autonomo, secondo quanto indicato nell’apposito modulo.

Eventuali esenzioni parziali o totali dai predetti adempimenti potranno essere concesse su insindacabile giudizio della Fondazione.

  1. Capienza Sale a Auditorium

 L’Auditorium può accogliere un massimo di 99 persone, compresi i relatori ed il personale di servizio. Anche le Sale espositive possono accogliere un massimo di 99 persone (secondo il D.M.I. del 16.02.1982 punto 83).

  1. Condizioni di utilizzo

 L’apertura e la chiusura degli accessi sarà curata da un soggetto incaricato dalla Fondazione.

Gli ambienti dovranno essere utilizzati dal concessionario in modo attento e scrupoloso al fine di non arrecare danno alle cose, alle attrezzature e all’ambiente in generale.

E’ vietato ogni intervento su strutture, impianti o arredi delle sale.

È fatto altresì divieto assoluto al richiedente di affiggere autonomamente alle porte di ingresso, nelle scale e sulle pareti interne ed esterne materiale di alcun genere, che dovrà essere disposto su sostegni autoportanti negli spazi di proprietà della Fondazione.

Ogniqualvolta si renda necessario o opportuno l’uso di strumentazione mobile, arredi o impianti diversi da quelli di corredo, i richiedenti provvederanno direttamente a propria cura e spese, previa richiesta scritta e conseguente autorizzazione della Fondazione nonché sotto sorveglianza del detto organo.

Il richiedente dovrà altresì provvedere al ripristino delle condizioni iniziali una volta concluso l’evento.

  1. Danni e assicurazioni

 Il richiedente con la domanda di concessione d’uso si assume ogni responsabilità e onere, anche a nome dell’organismo da lui rappresentato, relative ai danni arrecati agli ambienti, alle tappezzerie, agli arredi ed alle attrezzature il cui risarcimento dovrà essere liquidato, previa contestazione in separata sede, e a quant’altro in uso.

Il richiedente è tenuto a dare comunicazione alla Fondazione di eventuali danni ai locali o agli impianti oppure direttamente al personale incaricato della Fondazione presente o comunque entro e non oltre le ore 10.00 antimeridiane del primo giorno lavorativo successivo all’evento.

La Fondazione provvede nel proprio interesse a un servizio di normale vigilanza senza con ciò assumere responsabilità in caso di furti o danneggiamenti durante le manifestazioni.

Provvede inoltre ad una polizza assicurativa di responsabilità civile verso terzi e per le strutture di proprietà senza con ciò assumere responsabilità assicurativa verso strutture non di proprietà della Fondazione.

La Fondazione Banca del Monte di Lucca non ha alcuna responsabilità per danni derivati da interruzione di erogazione di energia per qualunque ragione, né per eventuali sospensioni di utenze non attribuibili a responsabilità dell’ente stesso.

  1. Obblighi del richiedente

 Il richiedente si impegna a non cedere a terzi l’utilizzo degli spazi, a non usare i locali per scopi diversi da quelli precisati nella domanda e a rispettare tutte le indicazioni contenute nel presente Regolamento, che si intendono interamente cognite e accettate ed esonera la Fondazione da ogni e qualsiasi responsabilità attinente l’uso dell’Auditorium e delle Sale espositive stesse.

Lo stesso richiedente è tenuto, altresì, a munirsi delle occorrenti autorizzazioni (Autorità di P.S., SIAE, Comune ecc.), in relazione alla manifestazione indetta.

In caso di esposizione di beni soggetti a leggi di tutela, che quindi necessitino di particolare vigilanza, la spesa per tale servizio sarà a carico del richiedente.

La concessione in uso dell’Auditorium e delle Sale espositive è subordinata all’accettazione di tutte le prescrizioni sopra menzionate.

  1. Disposizioni particolari

 Nell’uso della struttura dovranno essere rispettate le prescrizioni, limitazioni e condizioni d’esercizio impartite dalla Commissione Comunale di Vigilanza, come da verbale della stessa (prot. 33751 del 5 maggio 2009).

In particolare:

  • limitare il numero di persone complessivamente presenti in modo da non superare la capienza di 99 persone nell’Auditorium e 99 persone nelle Sale espositive;
  • tenere costantemente le vie di accesso e di esodo ed i relativi spazi esterni sgombri e liberi da qualsivoglia materiale o impedimento;
  • non fumare, non detenere né utilizzare gas combustibile e/o infiammabile compressi e/o liquefatti in bombole o altri contenitori;
  • lasciare libere e visibili la segnaletica di sicurezza e le lampade di emergenza da eventuali affissioni;
  • non lasciare conduttori elettrici volanti o appoggiati al pavimento senza opportuna protezione;
  • utilizzare materiale di classe di reazione al fuoco non superiore a quanto previsto al punto 2.3.3 del DM 19.08.96 per tutto il materiale di allestimento, fisso o mobile.

La Fondazione si riserva il diritto di intervenire presso il richiedente che non osserva le disposizioni del presente Regolamento, prima, durante e dopo la manifestazione.

La Fondazione si riserva altresì di definire norme anche in deroga al presente Regolamento intese a disciplinare più dettagliatamente i servizi. Tali norme avranno valore alla pari del Regolamento a decorrere dalla data di ricezione da parte del richiedente.

Nota per utilizzo Logo Fondazione Banca del Monte di Lucca:

Il logo della Fondazione Banca del Monte di Lucca viene utilizzato per la comunicazione degli eventi organizzati con il contributo economico della Fondazione e di quelli organizzati in proprio dalla Fondazione stessa.

Per tutti gli altri eventi gli organizzatori dovranno inserire nella comunicazione dei propri eventi indicazione chiara del luogo “Auditorium della Fondazione Banca del Monte di Lucca, Piazza San Martino n. 7, 55100 Lucca” in cui si svolgono (come al punto 4 della modulistica on line) e potranno usare il logo della FBML solo se a ciò espressamente autorizzati dalla Segreteria.